Planlegg ditt firmarrangement: Tips for å booke riktig foredragsholder

Å arrangere et vellykket firmarrangement handler om mer enn bare logistikk og catering – det handler om å skape en opplevelse som inspirerer, engasjerer og etterlater et varig inntrykk på deltakerne. Enten du planlegger en konferanse, en kickoff eller en kundedag, spiller valget av foredragsholder en avgjørende rolle for arrangementets suksess. Men hvordan velger du riktig person til oppgaven? Og hva bør du tenke på for at alt skal gå smidig? Med riktig planlegging og forberedelse kan du sikre at foredragsholderen ikke bare leverer et sterkt budskap, men også bidrar til at hele arrangementet blir en minneverdig opplevelse.

Definer målet med foredraget

Før du begynner å lete etter foredragsholder, er det viktig å ha en klar idé om hva du vil oppnå:

Inspirere og motivere: Hvis målet er å skape energi og inspirasjon, kan en taler med en sterk personlig historie eller erfaring med å overvinne motgang være det rette valget.
Informere og lære bort: For et publikum som ønsker å tilegne seg nye ferdigheter eller innsikt innen et spesifikt område, trengs en ekspert med dyp kunnskap og pedagogisk formidlingsevne.
Underholde: Noen ganger handler det om å skape en lett og avslappet stemning – en humoristisk foredragsholder eller en med spennende anekdoter kan være riktig valg.

Spør deg også: Hvilke verdier eller innsikter ønsker du at deltakerne skal sitte igjen med? Et klart formål gjør det enklere å velge riktig foredragsholder.

Kjenn målgruppen din

Et foredrag kan aldri lykkes hvis det ikke appellerer til publikum. For å sikre dette er det viktig å forstå hvem som kommer til å delta:

Yrkesroller og erfaring: Et foredrag for ledere kan kreve en strategisk tilnærming, mens nyansatte kanskje foretrekker praktiske råd og karrieretips.
Demografi: Alder, bakgrunn og interesser påvirker hvilke temaer og hvilken tone som fungerer best.
Forventninger: Hva håper deltakerne å få ut av arrangementet? Svarene kan guide deg i valget av riktig type foredragsholder.

Ved å tilpasse valget av foredragsholder til målgruppen, skaper du en følelse av relevans og engasjement.

Overlat researchen til ekspertene

Å finne riktig foredragsholder kan være tidkrevende og komplekst, men det finnes en enkel løsning: kontakt oss i Talerforum. Ved å samarbeide med eksperter som har omfattende nettverk og erfaring, får du hjelp til å finne den perfekte foredragsholderen uten å måtte bruke tid og energi på omfattende research.

Fordeler ved å bruke Talerforum:

Tilgang til et bredt nettverk: Talerforum har etablerte kontakter med en rekke foredragsholdere innen forskjellige fagområder, fra inspiratorer og eksperter til underholdere. Dette sparer deg for timer med leting.
Tilpasset match: I stedet for at du må analysere hver enkelt foredragsholder selv, kan vi raskt foreslå kandidater som passer til ditt arrangement, publikum og budsjett.
Kvalitetssikring: Basert på vår erfaring og tilbakemeldinger fra kunder vet vi hvilke foredragsholdere som leverer, og hvilke som passer ulike anledninger.
Praktisk hjelp: Vi hjelper deg gjennom hele bookingprosessen, slik at du kan fokusere på andre deler av arrangementet.

Med vår hjelp sikrer du at valget av foredragsholder blir både profesjonelt og smidig – og at resultatet blir en opplevelse som virkelig gjør inntrykk på ditt publikum.

Tilpass til budsjettet

Å booke en foredragsholder er en investering, og det er viktig å være realistisk med tanke på kostnader. Her er noen ting du bør tenke på:

Foredragshonorar: Kjente profiler og internasjonale foredragsholdere koster ofte mer. Vurder om det er nødvendig, eller om en lokal foredragsholder med riktig ekspertise kan gi like stor verdi.
Ekstra kostnader: Husk å inkludere utgifter til reise, overnatting og tekniske behov, som mikrofoner og prosjektorer.
Prioriter kvalitet fremfor navn: En mindre kjent, men engasjerende og relevant foredragsholder kan ofte være et bedre valg enn en stor profil som ikke passer arrangementet ditt.

Book i god tid og ha en backup-plan

Foredragsholdere med høy etterspørsel kan være booket langt frem i tid, spesielt i travle konferansesesonger. For å unngå stress:

Book tidlig: Når du har funnet en foredragsholder som passer, ta kontakt så raskt som mulig for å sikre datoen.
Book med talergaranti: Når du booker via Talerforum, får du talergaranti og tilgang til Norges største nettverk av foredragsholdere, i tilfelle det skulle oppstå et forfall.

Forbered foredragsholderen grundig

For å sikre at alt går smidig, er det viktig å gi foredragsholderen de verktøyene og informasjonen de trenger:

Bakgrunnsinformasjon: Beskriv formålet med arrangementet, målgruppens sammensetning og eventuelle temaer. Jo mer foredragsholderen vet, desto bedre kan de tilpasse sitt innhold.
Tekniske forutsetninger: Sørg for at foredragsholderen er kjent med hvilken teknikk som er tilgjengelig, og om de må ta med eget utstyr.
Kommuniser forventninger: Diskuter hvor lenge foredraget skal vare, om det skal være tid til spørsmål, og hvilke punkter som bør dekkes.

En godt forberedt foredragsholder kan gjøre stor forskjell for kvaliteten på arrangementet.

Sikre en smidig opplevelse på stedet

På selve dagen er det avgjørende at alt fungerer uten problemer:

Test teknikken på forhånd: Sørg for at mikrofoner, prosjektorer og andre hjelpemidler fungerer som de skal.
Gi foredragsholderen støtte: Still en kontaktperson til rådighet som kan svare på spørsmål eller hjelpe til hvis noe går galt.
Skap en velkommende atmosfære: Presenter foredragsholderen på en måte som skaper forventning og setter riktig tone for deres opptreden.

Med riktig forberedelse og en tydelig planlegging kan du sikre at foredragsholderen ikke bare leverer sitt budskap, men også bidrar til en uforglemmelig opplevelse for alle deltakere.

Foredragsholdere